Оцифрування трудової книжки: що потрібно знати роботодавцям та працівникам

В Україні добігає кінця важливий перехідний період у сфері кадрового обліку. Відповідно до Закону України № 1217-IX, який запустив масштабну цифровізацію трудових відносин, уся інформація про професійний шлях громадян має бути перенесена з паперових носіїв до Державного реєстру застрахованих осіб. «Главком» підготував детальний розбір.

Зміст

• Суть реформи та законодавчі терміни
• Хто та якими способами може подати документи до ПФУ
• Черговість та пріоритетність оцифрування
• Як перевірити статус та отримати витяг з ЕТК
• Кадровий навігатор: найпоширеніші запитання та відповіді
• Головні результати для бізнесу та громадян

Суть реформи та законодавчі терміни

Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» № 1217-IX набрав чинності ще 10 червня 2021 року. Головна мета документа – повне переведення обліку стажу в електронний формат, мінімізація паперового документообігу, захист даних від втрати чи знищення, а також запуск механізму автоматичного призначення пенсій без необхідності особисто відвідувати сервісні центри.

Згідно з пунктом 2 розділу ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» цього Закону, на наповнення Реєстру застрахованих осіб відсутніми відомостями держава виділила рівно п'ять років. Таким чином, фінальною датою, коли всі паперові книжки мають перетворитися на цифрові файли, визначено 10.06.2026.

Хто та якими способами може подати документи до ПФУ

Законодавство надає право передавати відомості обом сторонам трудових відносин. Подати скан-копії через вебпортал електронних послуг ПФУ можуть:

• Роботодавець (страхувальник) – за своїх офіційно працевлаштованих працівників.

• Громадянин (застрахована особа) – самостійно за себе.
• Фізична особа особисто – звернувшись до найближчого сервісного центру ПФУ з фізичними документами.

При дистанційній подачі через вебпортал обов'язковим є накладання Кваліфікованого електронного підпису (КЕП).

Постановою ПФУ № 11-1 передбачено два технічні варіанти передачі даних:

• Тільки скан-копії: надсилання пакету якісно виготовлених цифрових зображень сторінок ТК.
• В оцифрованому вигляді з додатками: створення текстових електронних записів в особистому кабінеті, до яких прикріплюються відповідні відскановані підтвердні документи.

Черговість та пріоритетність оцифрування

Згідно з постановою ПФУ № 8-3, відомості можна подавати у будь-який час у межах п'ятирічного вікна, проте визначено категорії громадян, чиї документи фахівці фонду опрацьовують першочергово:

Особи, яким до настання права на пенсію за віком (відповідно до ст. 26 Закону № 1058-IV) залишилося 2 роки і менше.

Громадяни, які мають офіційний трудовий стаж за періоди до 1 липня 2000 року (оскільки після цієї дати відомості про заробіток і стаж уже накопичувалися у базах даних в електронному вигляді).

Як перевірити статус та отримати витяг з ЕТК

Цифрова трудова книжка є офіційним документом. Сформований онлайн Витяг з електронної трудової книжки (ЕТК) має таку ж юридичну силу, як і паперова ТК, і може використовуватися під час працевлаштування для підтвердження досвіду.

Якщо у сформованому Витягу вже коректно відображаються абсолютно всі періоди роботи, заново сканувати та надсилати паперову книжку до ПФУ не потрібно. Відомості передаються суворо один раз.

Кадровий навігатор: найпоширеніші запитання та відповіді

1. Чи потрібно обов’язково сканувати трудову книжку при звільненні працівника?

Ні, у роботодавця немає безумовного імперативного обов’язку оцифрувати книжку перед звільненням. Якщо працівник іде, а його ТК досі зберігалася на підприємстві, ви можете просто видати її йому на руки під підпис без попереднього сканування.

2. Чи сканувати нові записи в ТК, якщо вона вже була успішно оцифрована раніше?

Ні, повторно надсилати скани після внесення чергового запису не треба. Ви вноситимете записи до паперової книжки за замовчуванням (якщо вона зберігається на підприємстві як «стара») або на вимогу працівника (якщо вона у нього). Свіжі дані про прийняття чи звільнення автоматично потраплять до ПФУ після того, як бухгалтерія здасть щомісячну Об’єднану зарплатну звітність (зокрема додаток Д5).

3. Чи можна видати паперову трудову книжку працівнику «тимчасово» для особистих потреб?

Законодавство не передбачає механізму «тимчасової видачі». Проте, спираючись на роз’яснення Держпраці, роботодавець не має права відмовити працівнику, якщо той просить віддати йому ТК. Оформіть це через письмову заяву працівника і видайте документ на постійній основі, оскільки за новими правилами вони мають зберігатися безпосередньо у громадян.

4. Чи потрібно разом із ТК прикріплювати скани наказів про прийняття/звільнення?

У звичайних умовах – ні. Достатньо лише якісного скану самої книжки. За необхідності (наприклад, для підтвердження пільгового стажу) додаткові документи та довідки зможе долучити сам працівник через свій кабінет.

5. Чи дозволено відсканувати трудову книжку, яка вже зберігається на руках у працівника?

Так, це цілком законно. Роботодавець може надати організаційну чи технічну допомогу своєму співробітнику в оцифруванні. Проте ключове правило безпеки: не приймайте її на зберігання у сейф навіть на один день, щоб уникнути штрафів.

6. Чи передбачена кадровикам доплата за сканування та оцифрування ТК?

На законодавчому рівні – ні. Цей процес прирівнюється до стандартної роботи з трудовими книжками. Щоб уникнути суперечок, роботодавцю варто чітко прописати цей обов'язок у посадовій інструкції інспектора з кадрів (тоді він покривається базовим окладом). Водночас комерційні структури можуть заохочувати персонал преміями за успішне закриття цього треку до дедлайну.

7. ПФУ відхиляє скан-копію ТК мобілізованого або працівниці в декреті з помилкою «особа не перебуває у трудових відносинах». Що робити?

Це поширена технічна проблема. Вона виникає через те, що за таких працівників тривалий час не сплачується ЄСВ або система не бачить щомісячних активних нарахувань. У такому разі не потрібно панікувати – слід дочекатися повернення працівника чи працівниці до виконання обов'язків та подати документи пізніше.

8. Чи можна приймати людину за основним місцем роботи без паперової ТК?

Так. Згідно з ч. 2 ст. 24 КЗпП, при укладенні договору громадянин зобов’язаний надати або паперову ТК (за наявності), або офіційні «Відомості про трудову діяльність» з реєстру ПФУ. Запис до паперової книжки у такому разі вноситься виключно за бажанням та на вимогу самого працівника.

9. Чи дозволено прийняти паперову трудову книжку на зберігання в компанію, якщо працівник сам напише про це заяву?

Категорично ні. Стаття 48 КЗпП чітко вказує: всі трудові книжки, заведені чи надані після 10.06.2021, мають зберігатися у самих працівників. Якщо інспекція праці виявить факт зберігання ТК «нових» працівників у сейфі компанії, роботодавця оштрафують за порушення інших вимог трудового законодавства – штраф складає одну мінімальну зарплату за кожне таке порушення.

10. Чи може новий роботодавець внести запис про звільнення з попереднього місця роботи, якщо минула компанія забула це зробити?

Ні, це суворе порушення Інструкції. Жоден роботодавець не має права вносити записи за іншу юрособу (виняток – записи про сумісництво, які робляться за основним місцем).

Важливо: якщо людина прийшла влаштовуватися, а в її паперовій ТК немає запису про звільнення з попередньої фірми, ви не можете внести цей запис ні на підставі копії чужого наказу, ні на підставі даних з ЕТК. Ви просто робите свій запис про прийняття під наступним порядковим номером. Залишати порожні рядки чи «місце» для старого роботодавця заборонено.

11. В який строк потрібно внести запис до паперової ТК, яка лежить дома у працівника, якщо він приніс її з такою вимогою?

Законодавство не встановлює жорстких часових рамок для випадків, коли книжка зберігається у працівника. Якщо співробітник згадав про це через місяць чи пів року після прийняття, рекомендується взяти від нього письмову заяву з проханням внести запис поточним числом, щоб зафіксувати дату звернення.

12. Як правильно внести запис у ТК, якщо працівника перевели на 0,5 ставки?

Ніяк. Переведення на неповний робочий день чи тиждень – це зміна істотних умов праці, а не переведення на іншу постійну посаду чи в інший підрозділ. Такі внутрішні пертурбації в паперову ТК не фіксуються.

13. Співробітника мобілізували до ЗСУ. Чи вносити запис про службу під час дії трудового договору?

Ні, під час мобілізації трудовий договір із працівником не припиняється, а лише призупиняється або за ним зберігається місце (залежно від норм). Відповідно до Інструкції, період військової служби вноситься до ТК окремим рядком на підставі військового квитка чи довідок уже після демобілізації особи, перед внесенням наступних записів про роботу.

14. Що робити, якщо паперова трудова книжка працівника залишилася на тимчасово окупованій території?

У такому разі працівнику на новому місці роботи оформлюється дублікат трудової книжки за правилами розділу 5 Інструкції. Якщо згодом доступ до старої ТК буде відновлено, всі записи з дубліката акуратно переносяться в оригінал. На першій сторінці дубліката ставиться штамп «Дублікат анульовано», він завіряється печаткою та повертається власнику на зберігання.

Головні результати для бізнесу та громадян

• Електронна трудова книжка – це повноцінний, захищений цифровий аналог паперового документа, який суттєво спрощує взаємодію з державними органами та роботодавцями.
• 10.06.2026 – остаточний дедлайн, до якого всі відомості про трудову діяльність українців мають бути оцифровані та верифіковані Пенсійним фондом.
• Процес передачі є гнучким: виконати процедуру сканування можуть як кадрові служби підприємств, так і самі громадяни через особистий кабінет за наявності КЕП.
• Контролювати хід оцифрування та перевіряти наявність усього стажу кожному громадянину варто особисто за допомогою онлайн-інструменту – Витягу з ЕТК.