Первинні документи: затверджено нові вимоги й порядок виправлення помилок

Мінфін затвердив чергові зміни у Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку (Положення № 88). Наказ набрав чинності з дня його офіційного опублікування.

Перші зміни – термінологічні. З визначення первинних документів зникнуть слова «включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх [госпоперацій] проведення». Надалі первинними документами вважатимуть просто документи, створені у паперовій або в електронній формі, які містять відомості про господарські операції. З Положення № 88 також викреслять визначення для господарських операцій.

Старе визначення облікових регістрів замінить поняття «регістри бухгалтерського обліку (облікові регістри)» (далі – РБО). Ними будуть носії інформації, складені у паперовій або в електронній формі, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку. РБО можуть бути у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів тощо.

Важлива новація – надалі первинні документи слід буде складати саме українською мовою. Адже з Положення № 88 викреслять норму, за якою у відповідних випадках поряд з українською мовою могла застосовуватися інша мова у порядку, визначеному Законом про мови. Відповідно документи, що є підставою для записів у бухобліку і складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований автентичний переклад саме українською мовою.

Новими будуть норми, за якими первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовують у бухобліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки. У разі складання та зберігання первинних документів і РБО з використанням електронних засобів оброблення інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами. Копії первинних документів та РБО можуть бути вилучені у підприємства лише за рішенням відповідних органів, прийнятим у межах їх повноважень, передбачених законами. Обов'язковим є складання реєстру документів, що вилучаються. Відповідно, вилучення оригіналів таких документів та регістрів забороняється, крім випадків, передбачених кримінальним процесуальним законодавством.

Чи не найбільша новація – у новій редакції виклали главу 4 Положення № 88, яка регулює виправлення помилок у первинних документах та регістрах бухгалтерського обліку. Зверніть увагу: виправлення помилок у первинних документах і РБО, що складені у паперовій формі, з використанням способу «червоного строю» буде здійснюватися шляхом внесення неправильного запису (кореспонденції рахунків чи суми) червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо, що означає від'ємні числа, які в підсумку вираховуються. Одночасно під записом червоним кольором чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору здійснюється другий запис із зазначенням правильної кореспонденції рахунків чи суми.

Виправлення помилок з використанням способу додаткових бухгалтерських проведень здійснюється шляхом внесення додаткової кореспонденції рахунків на суму, яка є різницею між правильною та відображеною в цих регістрах.

Способом сторно, який передбачає складання бухгалтерської довідки, доведеться виправляти помилки в регістрах за минулий звітний період. У таку довідку помилка (сума, кореспонденція рахунків) заноситься червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо або зі знаком “мінус”, а виправлення (сума, кореспонденція рахунків) заноситься чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору. Внесенням цих даних до РБО у місяці, в якому виявлено помилку, ліквідується неправильний запис та відображається правильна сума і кореспонденція рахунків бухобліку. Довідка має наводити причину помилки, посилання на документи та регістри, в яких допущено помилку, і підписується працівником, який склав довідку, та після її перевірки – головним бухгалтером.

Розписано тепер і виправлення помилки в первинних документах і РБО, що складені в електронній формі. Для цього встановлені способи сторно або додаткових бухгалтерських проведень. Перший передбачає здійснення зворотного запису на величину помилки та одночасне зазначення правильної суми.

Таким чином, в електронній формі під час виправлення помилок має бути збережена інформація, яка виправляється, та міститися відомості про дату виправлення, посади і прізвища осіб, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які склали виправлений електронний документ. Також закріпили, що виправлення вносяться до первинних документів та РБО в тому звітному періоді, у якому виявлені помилки.

Нагадаємо, що нещодавно у Держапраці повідомили, чи можна звільнити працівника, який не погодився зі змінами умов праці під час воєнного стану.