10 червня спливає п'ятирічний термін оцифрування трудових книжок

Середа, 10 червня 2026 року, є фінальним днем законодавчо встановленого п'ятирічного перехідного періоду, під час якого роботодавці та громадяни мали перевести паперові трудові книжки в електронний формат. Про це повідомляє «Главком» з посиланням на Пенсійний фонд України.

Особливо це стосується українців, які розпочали свою трудову діяльність до 1 січня 2004 року – саме до моменту введення в дію закону «Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування» та появи поняття «страховий стаж». Пенсійний фонд України закликає громадян не зволікати та завантажити кольорові скан-копії документів на офіційні державні ресурси, аби в майбутньому автоматизувати процес призначення пенсій за віком.

Головний дедлайн реформи: чому важливо оцифрувати стаж до 2004 року

Перехід на електронний формат обліку розпочався ще у 2021 році. Після 10 червня паперова трудова книжка остаточно втрачає статус основного документа для обліку трудової діяльності, а пріоритет повністю надаватиметься інформації з Державного реєстру застрахованих осіб.

Вся інформація про роботу після 1 січня 2004 року і так автоматично фіксується в електронних базах завдяки щомісячній персоніфікованій звітності підприємств. Натомість інформація про попередні періоди – роботу, навчання у закладах вищої освіти, службу в армії чи декретну відпустку – зберігається виключно в паперових книжках та архівах. Оцифрування цих сторінок необхідне для того, щоб під час досягнення пенсійного віку система могла самостійно, без додаткових візитів людини та збору довідок, розрахувати й призначити виплати.

Що буде, якщо не встигнути до 10 червня

Попри ажіотаж довкола фінальної дати, у Пенсійному фонді заспокоюють: панікувати та штурмувати сервісні центри не варто. Неоцифрування документа до встановленого терміну не тягне за собою жодних штрафних санкцій чи анулювання даних.

Важливе застереження від Пенсійного фонду:

Якщо з будь-яких причин ви чи ваш роботодавець не встигнете передати скан-копії до 10 червня, ваш накопичений страховий стаж не буде втрачено. Вебпортал ПФУ продовжить приймати електронні документи у штатному режимі й після цієї дати. Паперова трудова книжка залишатиметься повноцінним юридичним документом для підтвердження стажу. Водночас відсутність цифрових даних у реєстрі в майбутньому може суттєво уповільнити процедуру оформлення виплат через необхідність ручної перевірки документів спеціалістами.

Як перевірити статус та отримати витяг з ЕТК

Цифрова трудова книжка є офіційним документом. Сформований онлайн Витяг з електронної трудової книжки (ЕТК) має таку ж юридичну силу, як і паперова ТК, і може використовуватися під час працевлаштування для підтвердження досвіду.

Якщо у сформованому Витягу вже коректно відображаються абсолютно всі періоди роботи, заново сканувати та надсилати паперову книжку до ПФУ не потрібно. Відомості передаються суворо один раз.

Нагадаємо, в Україні добігає кінця важливий перехідний період у сфері кадрового обліку. Відповідно до Закону України № 1217-IX, який запустив масштабну цифровізацію трудових відносин, уся інформація про професійний шлях громадян має бути перенесена з паперових носіїв до Державного реєстру застрахованих осіб. «Главком» підготував детальний розбір.