Оцифрування трудової книжки: чому не варто відкладати перехід

В Україні триває обов’язковий перехід на електронні трудові книжки, який має завершитися до 10 червня 2026 року. Після цього всі дані про трудову діяльність мають бути внесені до державного реєстру, а електронна версія стане основною для обліку стажу. «Главком» розповідає, чим ризикують ті, хто проігнорує дедлайн.

Як зазначають фахівці, ігнорування оцифрування не призведе до втрати стажу, однак може створити проблеми з його підтвердженням і вплинути на майбутні виплати.

Що буде, якщо не оцифрувати трудову

Юристи пояснюють: головний ризик – неповні дані в Пенсійному фонді, через що частину стажу можуть не врахувати.

Як пишуть експерти, це може призвести до:

• зменшення розміру пенсії;
• затримок при її оформленні;
• необхідності додатково підтверджувати стаж довідками або через суд;
• труднощів у разі втрати паперової трудової книжки.

Водночас штрафів за неоцифровану трудову не передбачено.

Кому потрібно зробити це в першу чергу

Як зазначають експерти, насамперед оцифрування стосується тих, хто працював до 1 січня 2004 року – саме цей період часто відсутній у цифрових реєстрах. Дані після 2004 року здебільшого вже є в системі завдяки звітності роботодавців, однак їх також рекомендують перевірити, щоб уникнути помилок.

Як подати документи

Подати дані можна двома способами:

• онлайн через портал Пенсійного фонду;
• особисто у територіальному відділенні.

Для подання онлайн потрібно:

• Авторизуватися в кабінеті на порталі ПФУ (через КЕП, BankID або Дія.Підпис);
• Обрати розділ «Комунікації з ПФУ» та «Відомості про трудові відносини»;
• Завантажити скан-копії документів;
• Підписати та надіслати заяву.

Скан-копії мають бути:

• кольоровими;
• чіткими (рекомендовано 300 dpi);
• у форматі JPG або PDF;
• розміром до 1 МБ.

Чому варто не зволікати

Як зазначають фахівці, електронна трудова книжка дозволяє автоматично призначати пенсію без візиту до Пенсійного фонду, а також захищає дані від втрати чи пошкодження. 

Зауважимо, заступник голови правління Пенсійного фонду України з питань цифрового розвитку Олександр Малецький зазначив, що сам процес оцифрування триває вже п'ять років, і станом на сьогодні більшість українців уже мають електронні записи про свій стаж.

Однак чимало громадян та роботодавців досі хвилюються через наближення фінальної дати. У фонді заспокоюють, якщо певні періоди стажу не будуть перенесені до реєстру вчасно, людина зможе подати паперові документи безпосередньо під час звернення за призначенням пенсії.

Усі недооформлені дані будуть внесені до системи із повним збереженням обліку років праці, тому хвилюватися через їхню втрату не варто.