Оцифрування трудових книжок після 10 червня: Пенсійний фонд розповів про обмеження

Пенсійний фонд України продовжить приймати скановані копії паперових трудових книжок і після 10 червня – дати, яка юридично знаменує завершення офіційного п'ятирічного перехідного періоду. Всі електронні сервіси працюватимуть у штатному режимі, а можливість внести відомості до Державного реєстру застрахованих осіб залишиться доступною для кожного.

На сьогодні паперові бланки трудових уже фактично втратили свою колишню актуальність для ведення поточного кадрового обліку на підприємствах. Проте зафіксовані в них записи про стаж за минулі періоди (особливо до 2000-х років) мають критично важливе значення для коректного нарахування пенсійних виплат у майбутньому. Держава заспокоює: у тих, хто не встиг завершити процедуру вчасно, документи не анулюються. Про це повідомляє «Главком» з посиланням на заступника голови правління ПФУ з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації Олександра Малецького.

«До 10 червня роботодавці (страхувальники) та громадяни - наймані працівники (застраховані особи) мають можливість оцифровувати паперові трудові книжки на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України. Однак після цього терміну така можливість зберігається й надалі», – наголосив Олександр Малецький.

Таким чином, і наймані працівники особисто, і кадрові служби підприємств зможуть продовжувати планову завантаженість документів у систему в міру потреби, без штрафів чи обмежень.

Масштабна реформа з відмови від паперового документообігу в пенсійній сфері продемонструвала високі темпи реалізації. За даними ПФУ, на сьогодні профільні фахівці та самі українці вже успішно перевели в електронний вигляд понад 10 млн паперових трудових книжок.

Наразі неоцифрованим залишається порівняно невеликий масив документів – приблизно 1,5 млн примірників. Переважно це книжки громадян, які наразі тимчасово не працюють, перебувають за кордоном або працюють як самозайняті особи (ФОП) і самостійно контролюють свій страховий стаж.

У Пенсійному фонді наголошують, що фізичний носій у вигляді синьої чи сірої книжечки більше не є обов'язковим елементом щоденної кадрової рутини під час прийняття чи звільнення з роботи. Весь облік автоматично ведеться в електронному Реєстрі.

Тим не менш, викидати чи губити старі паперові книжки категорично не можна. Всі наявні в них записи про періоди роботи є чинними, легальними та мають повну юридичну силу. Саме на основі цих сканованих даних автоматизована система ПФУ вираховує тривалість загального стажу та здійснює автоматичне (безвиїзне) призначення пенсій за віком, коли людина досягає відповідного законодавчого порогу. Подати скан-копії, як і раніше, можна через особистий кабінет на вебпорталі ПФУ за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або системи BankID.

Нагадаємо, в Україні добігає кінця важливий перехідний період у сфері кадрового обліку. Відповідно до Закону України № 1217-IX, який запустив масштабну цифровізацію трудових відносин, уся інформація про професійний шлях громадян має бути перенесена з паперових носіїв до Державного реєстру застрахованих осіб. 

Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» № 1217-IX набрав чинності ще 10 червня 2021 року. Головна мета документа – повне переведення обліку стажу в електронний формат, мінімізація паперового документообігу, захист даних від втрати чи знищення, а також запуск механізму автоматичного призначення пенсій без необхідності особисто відвідувати сервісні центри.